Checklist annuelle de conformité du dirigeant

Pour qui

Dirigeant de TPE ou PME qui veut un rendez-vous annuel avec sa conformité, sans service juridique.

Résultat

Un plan d'action annuel : écarts repérés, responsables nommés, échéances posées.

Format

Checklist en cinq domaines et méthode de revue ; guide général, pas un conseil juridique.

Prochaine étape

Bloquer une demi-journée, puis faire valider le plan par vos conseils.

Une fois par an, bloquez une demi-journée pour passer en revue cinq domaines : administratif, social, fiscal, consommation, données. L'objectif n'est pas de tout contrôler, mais de repérer les écarts, de nommer des responsables et de fixer des échéances. Cette checklist est générale : les règles varient selon l'activité et évoluent.

Comment utiliser cette checklist

Réunissez le dirigeant et les personnes qui tiennent l'administratif, les ressources humaines et la comptabilité. Pour chaque ligne, répondez : fait, à faire, ou à vérifier avec un professionnel. Datez le document et conservez-le : il devient une preuve de votre démarche. Il ne se substitue ni aux sources officielles ni à l'avis de votre expert-comptable ou de votre avocat, et ne constitue pas un conseil juridique.

Administratif et général

• Les documents d'existence de l'entreprise et les informations déclarées sont-ils à jour ?
• Les autorisations et déclarations propres à mon activité sont-elles valides ?
• Mes assurances correspondent-elles à mon activité actuelle ?
• Mes contrats importants sont-ils recensés avec leurs échéances ?
• Mon dossier de conformité est-il rangé, sauvegardé et connu d'un remplaçant ?

Social

• Chaque dossier du personnel est-il complet et à jour ?
• Les registres et affichages applicables sont-ils présents et relus ?
• Le calendrier des échéances (entretiens, suivi médical, renouvellements) est-il suivi ?
• Les consignes de santé et de sécurité sont-elles écrites, connues et mises à jour ?
• Les informations dues à l'équipe lui ont-elles été communiquées ?

Fiscal et comptable

• Les pièces justificatives de l'année sont-elles classées et rapprochées de la banque ?
• Les échéances déclaratives ont-elles toutes été respectées, preuves à l'appui ?
• Les variations marquantes des comptes sont-elles expliquées par écrit ?
• Un point avec l'expert-comptable est-il programmé avant la clôture ?
• La séparation entre dépenses de l'entreprise et dépenses personnelles est-elle nette ?

Consommation, contrats et données

• Mes conditions de vente, devis et mentions correspondent-ils à ma pratique ?
• Mes publicités, promotions et avis affichés sont-ils vérifiables ?
• Mon circuit de réclamations est-il connu et tracé ?
• Je sais quelles données personnelles je collecte, pourquoi, où elles sont et qui y accède ?
• Les outils numériques utilisés, y compris les outils d'intelligence artificielle, sont-ils encadrés par une règle interne ?

Trois conseils pour que la revue serve vraiment

• Faites-la en équipe. Les personnes qui tiennent les dossiers savent ce qui manque.
• Gardez un ton constructif. Il s'agit de progresser, pas de chercher un responsable. Un écart signalé tôt vaut mieux qu'un écart caché.
• Gardez peu d'actions. Cinq actions menées à terme valent mieux que vingt oubliées.

Conservez la revue de l'année précédente : comparer d'une année à l'autre montre ce qui progresse et ce qui revient. Vous pouvez aussi demander à votre expert-comptable ou à votre conseil de relire votre plan.

Transformer la revue en plan d'action

Reprenez les lignes « à faire » et « à vérifier » : classez-les par importance, attribuez un responsable et une date, puis suivez-les à chaque réunion d'équipe. Prenez rendez-vous avec les professionnels concernés pour valider les points délicats.

Exemple illustratif : une association gestionnaire d'un petit établissement tient cette revue chaque automne. Elle repère deux assurances à réviser et une procédure de réclamation à écrire, puis suit l'avancement chaque mois.

Pour approfondir chaque domaine : administratif, social, fiscal, consommation et données. Ce plan d'action relève de la vision systémique et du pilotage de la structure travaillés dans le parcours du titre, sans en faire un bloc du référentiel.

Questions fréquentes

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