CGV, contrats et mentions obligatoires : ce que le dirigeant vérifie

Pour qui

Dirigeant qui utilise des conditions de vente, des devis ou des contrats types hérités ou copiés.

Résultat

Une grille de relecture de vos documents commerciaux et un plan pour les faire valider.

Format

Guide pédagogique et général, grille de contrôle ; ce n'est pas un conseil juridique.

Prochaine étape

Rassembler vos documents commerciaux et les faire relire par un professionnel.

Conditions générales de vente, devis, contrats, factures, site internet : ces documents sont la face juridique de votre offre. Le dirigeant n'a pas à les rédiger seul, mais il doit savoir ce qu'ils contiennent, vérifier qu'ils correspondent à sa pratique et les faire relire par un professionnel. Les règles varient selon l'activité et évoluent : ce guide est général.

Pourquoi ces documents comptent

En cas de désaccord, ce que le client a vu et accepté pèse lourd. Des conditions copiées ailleurs, périmées ou contredites par vos pratiques peuvent vous desservir. À l'inverse, des documents clairs préviennent les malentendus et rassurent. Ce contenu est pédagogique : il ne constitue pas un conseil juridique et ne dispense pas de vérifier auprès des sources officielles et d'un avocat.

Les documents à inventorier

• conditions générales de vente ou de prestation, selon votre activité ;
• devis, bons de commande, contrats types et avenants ;
• factures et documents d'accompagnement ;
• mentions légales et informations du site internet ;
• conditions applicables aux professionnels et celles applicables aux particuliers, si vous avez les deux types de clients ;
• documents d'information sur le traitement des données personnelles.

Grille de relecture en dix questions

1. Mon entreprise est-elle clairement identifiée sur chaque document ?
2. Ce que je vends est-il décrit sans ambiguïté ?
3. Le prix et ce qu'il comprend sont-ils lisibles ?
4. Les modalités de commande, de réalisation et de paiement correspondent-elles à ma pratique réelle ?
5. Les délais annoncés sont-ils tenables ?
6. La gestion des retards, annulations et réclamations est-elle expliquée ?
7. Le client est-il informé de ses droits lorsque c'est requis ?
8. Les responsabilités de chacun sont-elles équilibrées et compréhensibles ?
9. Le client peut-il prouver, et moi aussi, qu'il a pris connaissance des conditions ?
10. La date de la version et son responsable interne sont-ils indiqués ?

Chaque réponse « non » ou « je ne sais pas » est un point à faire vérifier.

Une gestion de versions

Gardez une version de référence, datée, pour chaque document, et archivez les anciennes versions avec les dates d'usage. Quand un client conteste, vous devez pouvoir retrouver ce qu'il a reçu à ce moment-là. Évitez que chaque collaborateur modifie sa propre copie : un seul modèle validé, accessible à tous.

Exemple illustratif : un cabinet de conseil découvre que trois versions de ses conditions circulent selon les commerciaux, avec des délais de paiement différents. Il fixe un modèle unique, le fait relire et organise une courte réunion pour l'expliquer.

Les points de vigilance sur le site et les supports numériques

Votre site internet, vos pages de réseaux sociaux, vos courriels de devis et vos signatures de messagerie sont aussi des supports commerciaux. Vérifiez :

• que les informations légales de l'entreprise sont accessibles et à jour ;
• que les conditions de vente sont consultables avant la commande et conservées avec la commande ;
• que les avis, comparaisons et allégations sont authentiques et vérifiables ;
• que les formulaires indiquent clairement l'usage des données saisies ;
• que l'équipe n'utilise pas des versions anciennes en pièces jointes.

Une relecture à deux, le dirigeant et une personne qui n'a pas rédigé les textes, repère vite les incohérences.

Faire valider, puis planifier la revue

Prévoyez une relecture par un avocat ou un conseil compétent à la création, puis à chaque évolution de l'activité ou de la réglementation, et au moins une fois par an dans la checklist annuelle. Préparez vos questions : ce que vous faites vraiment, ce qui pose problème, ce que vos clients demandent.

Pour les repères généraux, voir le droit des affaires et le droit de la consommation.

Questions fréquentes

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